Après des années de conservation, il peut arriver que les vieilles archives deviennent encombrantes. Il devient donc nécessaire de les détruire afin de laisser place aux toutes nouvelles. Mais en France, la destruction des archives est un acte réglementé par la loi. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la destruction des archives.
Quand détruire ses archives ?
La destruction des archives est un processus qui revient à éliminer les documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation.
La durée de conservation des archives varie en fonction du type de document :
- Il faut compter 6 ans pour les documents liés à l’administration fiscale ;
- Et 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.
Ce sont là, les durées de vie minimum prévues par la loi pour ces types de documents. Toutefois, chaque entreprise a la liberté de prolonger cette durée.
Mais peu importe la date fixée, il viendra un beau jour où il faudra vous séparer de ces archives. Vous pouvez contacter l’entreprise Allo Débarras si vous avez besoin d’aide.
Pourquoi détruire ses archives ?
En plus de représenter une atteinte à la loi, la non-destruction ou même la destruction partielle d’archives occasionne de nombreux délits.
Imaginez un instant que vous laissiez traîner vos coordonnées bancaires dans une poubelle, ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité : vous faites ainsi un joli cadeau à l’usurpateur qui les aurait ramassés.
Même s’il est important de faire appel à une société de destruction d’archives, il est conseillé que la destruction se fasse à l’intérieur de l’entreprise, sous la supervision du responsable de l’entreprise qui s’assure de la destruction complète de toutes les archives.
Destruction des archives : Procédure
La destruction des archives se fait, conformément à la loi française, par des entreprises spécialisées dans la destruction d’archives.
Dans un premier temps, un bordereau d’élimination et un certificat de destruction (à conserver définitivement) sont délivrés par l’entreprise d’élimination. Ces documents attestent du fait que l’entreprise demandeur de destruction a bien remis les documents à détruire et dispense cette dernière de toute responsabilité, si des documents ont été conservés.
Si vous choisissez de détruire vous-même les documents, il est impératif de s’assurer de la confidentialité des archives.
Peut-on détruire ses documents après numérisation ?
La numérisation des documents avant destruction devient de plus en plus populaire. Il est donc important de se pencher sur tout ce que cela implique. Même la loi autorise désormais la destruction des archives après numérisation.
Ce que dit la loi à ce sujet :
D’après l’article 1379 du Code civil portant sur la copie numérique fiable « la copie fiable a la même force probante que l’original ».
Se basant sur le règlement européen IDAS, le Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l’article 1379 du Code Civil garantit la crédibilité des copies d’archives numérisées avant destruction.
Comment définir la présomption de fiabilité ?
Selon l’article 1 du décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016, la crédibilité d’une copie de document peut être prise en compte si et seulement si :
- Le procédé de reproduction utilisé entraîne une modification du support de la copie ;
- La copie est fidèle à l’original et est incorruptible.
Ces articles ont mis l’accent sur la numérisation des archives avant leurs destructions.
Cependant, la numérisation des documents avant destruction occasionnera certainement des incidents majeurs tels que les fuites de documents.
La destruction des archives est une procédure qui consiste à supprimer des documents qui ont dépassé la durée de conservation légalement autorisée. Si vous souhaitez détruire vos archives, n’hésitez pas à contacter les spécialistes du domaine.
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